Polo di Scienze

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Polo di Scienze

Sistema Bibliotecario di Ateneo
Università degli Studi di Padova

Linee guida del SAM

Indice

 1  Premessa
 2  Invio ordini al SAM
 3  Iter dell’ordine
 4  Ordini ad altri fonritori
 5   Ordini libri usati e libri urgenti
 6  
Ordini in continuazione
 7  Periodo gennaio-dicembre
 8  Altre attività del SAM
 9 Contatti


Premessa

Il SAM (Servizio Acquisizione Monografie) centralizza in unica sede fisica le attività legate all'ordine, acquisizione e catalogazione delle monografie cartacee ed elettroniche (ebook) acquistate dalle biblioteche del Polo di Scienze (circa 1000 volumi l'anno) e dai relativi Dipartimenti.

Gli ordini possono essere fatti su:

  • fondi di biblioteca
  • fondi di Polo
  • fondi di ricerca

Il fornitori di riferimento per le monografie cartacee sono:

  • EBSCO/YBP vincitore dell'appalto interateneo per le monografie scientifiche e/o didattiche dei seguenti ambiti nazionali, linguistici, geografici: inglese, identificate attraverso i primi due gruppi del codice ISBN: 978-0, 978-1; e tutti gli altri ambiti nazionali, linguistici, geografici identificati attraverso i primi due gruppi del codice ISBN non previsti dai lotti 2, 3 e 4.
    A questo fornitore possono essere fatti ordini sia su fondi di biblioteca/Polo sia su fondi di ricerca. Ci si può rivolgere ad altri fornitori solo nel caso in cui EBSCO/YBP non riesca a fornire il libro.
  • vincitori di RdO in MePA per monografie scientifiche e/o didattiche dell'ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice ISBN: 978-88.
    Attualmente (dicembre 2016) ci sono varie RDO in corso: Libreria Progetto, Libreria Scientifica A.E.I.O.U e Leggere S.r.l. A questi fornitori possono essere fatti ordini sia su fondi di biblioteca/Polo sia su fondi di ricerca.
  • EBSCO Vienna vincitore dell'appalto interateneo per le monografie scientifiche e/o didattiche dei seguenti ambiti nazionali, linguistici, geografici: tedesco; identificate attraverso i primi due gruppi del codice ISBN: 978-3 e slavo (es. bulgaro, slavo, russo, ucraino... ISBN vari)
    A questo fornitore possono essere fatti ordini sia su fondi di biblioteca/Polo sia su fondi di ricerca. Ci si può rivolgere ad altri fornitori solo nel caso in cui EBSCO Vienna non riesca a fornire il libro.
  • vincitori di RdO in MePA per monografie scientifiche e/o didattiche dei seguenti ambiti nazionali, linguistici, geografici: francese, identificate attraverso i primi due gruppi del codice ISBN: 978 -2; portoghese, brasiliano, spagnolo, greco (ISBN vari)
    Attualmente (dicembre 2016) il fornitore di riferimento è Celdes.
    A questo fornitore possono essere fatti ordini sia su fondi di biblioteca/Polo sia su fondi di ricerca. Ci si può rivolgere ad altri fornitori solo nel caso in cui quello vincitore della Rdo in MePA non riesca a fornire il libro.

Il fornitori di riferimento per gli ebook sono i vincitori dell'appalto e attualmente (dicembre 2016) anche EBSCO (tramite la piattaforma ECM https://ecm.ebscohost.com/User/), per gli ordini sia su fondi di biblioteca/Polo sia su fondi di ricerca.

Spetta alle biblioteche invece:

  • selezionare e catalogare i doni (sia singoli sia fondi)
  • gestire libri acquistati in autonomia dai docenti su propri fondi di ricerca (es. a convegni, su Amazon, etc.)

Doni

I libri ricevuti in dono sono gestiti dalle singole biblioteche che si occupano di:

Il SAM si rende disponibile a collaborare all'acquisizione di fondi ricevuti in dono, su richiesta delle biblioteche.

Libri acquistati personalmente da un docente

Vanno gestiti dalla biblioteca i libri acquistati in autonomia dai docenti su propri fondi di ricerca (es. a convegni, su Amazon, etc.).

Quando il docente si presenta in biblioteca con il libro deve avere già concordato il rimborso con la segreteria amministrativa del dipartimento. Sarebbe meglio avere anche copia della fattura/ricevuta, così da poterla registrare in Aleph per chiudere correttamente la gestione.

La biblioteca deve gestire: ordine in Aleph, catalogazione/classificazione, registrazione fattura (se presente) inventariazione e collocazione.

Invio ordini al SAM

Ordini di monografie cartacee

Quando in biblioteca arriva la richiesta di acquistare un libro:

  1. Il bibliotecario verifica sui gestionali dei fornitori di riferimento la presenza del titolo e il prezzo
  2. Compila l'apposito file excel, di cui l'ultima versione è disponibile a <http://polodiscienze.cab.unipd.it/node/75>

    Il file è composto di 4 fogli:

    1. il primo per gli ordini di libri di editori di ambito anglo americano (ISBN 978-0 e 978-1)
    2. il secondo per gli ordini di libri di editori italiani (ISBN 978-88)
    3. il terzo per gli ordini di libri di editori di ambito slavo e tedesco (ISBN 978-3)
    4. il quarto per gli ordini di libri di editori di ambito spagnolo e francese (ISBN 978-2)
  3. Il file xls serve sia per gli ordini su fondi di biblioteca/Polo sia su fondi di ricerca.

    Il prezzo va inserito per intero e in euro, separando i decimali con il punto (o la virgola) del tastierino numerico e NON della tastiera; nel foglio è già inserita una funzione che calcola lo sconto praticato da qauel fornitore. Ordini effettuati con fornitore alternativo andranno ricalcolati separatamente.

    NB: è importante compilare sempre la colonna quantità altrimenti il prezzo non viene computato nel totale.

    Se si incollano dati (soprattutto l'ISBN, così come qualsiasi altra informazione) recuperati da siti di fornitori è consigliabile incollarli nel campo della formula in alto e non all’interno delle celle. Questo dovrebbe evitare eventuali problemi legati alla diversa formattazione.

    Il file, una volta stampato, può servire alla biblioteca per l’autorizzazione all’ordine da parte del direttore della biblioteca o suo delegato (c’è un apposito spazio per la firma in basso a destra). Per i fondi di ricerca la firma sarà del titolare del fondo.

    Per gli ordini su fondi di ricerca si chiede di indicare sempre cognome e nome per esteso del docente, senza usare abbreviazioni. Al momento della creazione dell’ordine in Aleph, il SAM potrà così indicarlo in ID proponente nella Scheda 2. Generalità.

    La colonna "nota biblioteca" serve per tutte le comunicazioni che si ritiene utile far pervenire al SAM, al fine di facilitare la procedura d’acquisto (ad es. indicazioni sull’edizione dell’opera, sull’ISBN, sul prezzo, sul numero di volumi, etc).

    Le due colonne in grigio sono riservate al SAM.

  4. Una volta compilato il file, va rinominato seguendo la sintassi sottodescritta e inviato via mail a sam.scienze @ unipd.it

    Sintassi nome file [aaaammgg] + [nome biblio]

    Es: 20120302math.xls

    Nomi codificati biblioteche:

    P0201 - math P0204 - pharm P0208 - phcol
    P0202 - stsci P0205 - chem P0210 - astro
    P0203 - phys P0206 - bio P0211 - geos

    Per gli ordini su fondi di ricerca aggiungere il suffisso [fr]: 20120302geosfr.xls

    Per gli ordini di didattica su fondi di Polo aggiungere il suffisso [D]: 20120302geosD.xls

    Nel caso di ordini numerosi che comportano l'uso di più files è possibile aggiungere un suffisso con numero progressivo [x]dopo il nome della biblioteca: 20120302geos1.xls 20120302geos2.xls

    Nel caso di correzioni e/o aggiunte, non reinviare lo stesso file al SAM ma:

    • per aggiunta di titoli inviare un file nuovo con i(l) titoli/o mancante/i;
    • per eventuali correzioni invece è sufficiente fare una segnalazione via mail.

Ordini di ebook

Quando in biblioteca arriva la richiesta di acquistare un ebook:

  1. Il bibliotecario si autentica in EBSCOhost Collection Management (ECM) <https://ecm.ebscohost.com/> e verifica la presenza di titolo e prezzo (quest'ultimo varia in base al numero di accessi simultanei, è in dollari e va aggiunto il 4% di IVA, non ci sono spese annue di mantenimento della piattaforma). Le credenziali dell’account “selector", riservate ai bibliotecari, permettono di selezionare il titolo ma non di portare a termine l’ordine.
  2. Individuato il titolo di interesse, si visualizza il numero di accessi simultanei disponibili
  3. Si clicca sul titolo (in blu) e poi su su Add to list
  4. In questo modo si apre un pop up in cui: il menu a tendina va lasciato su Create new List e bisogna indicare per quanti accessi simultanei si vuole acquistare l’ebook (Available Access Model). Clicca quindi su Add to List
  5. Si apre un altro pop up: nel campo Name si scrive il codice identificativo della biblioteca es. P0203, che diventerà il nome della lista. Found Code non va modificato. Clicca infine su Create List per creare la lista.
  6. In alto a destra compare un messaggio che conferma la creazione e l’inserimento del titolo in quella lista
  7. Nel menu in alto a destra My Lists > In progress lists > si vede l’elenco delle liste esistenti.
  8. Il bibliotecario avvisa via mail il SAM con indicazione del nome della lista sottomessa (non servono file xls perché tutti i dati sono già presenti nella lista in ECM) e del budget su cui impegnare la spesa.

Iter dell’ordine

Monografie cartacee

Una volta ricevuto il file excel, il SAM fa l’ordine in Aleph e al fornitore.

In base alla Carta dei servizi “Le richieste d’ordine, complete di tutti i dati necessari e approvate dagli organi competenti, vengono evase entro 5 giorni lavorativi”.

Il file excel viene quindi rispedito via mail alle biblioteche, completo dei numeri d’ordine, e potrà essere usato a fini archivistici.

Il SAM gestisce le comunicazioni tra fornitore e biblioteche ed effettua con cadenza settimanale (di solito il giovedì) un controllo dei tempi di fornitura e il sollecito dei libri in ritardo.

Messaggistica

Tutte le comunicazioni che il fornitore invia al SAM sono registrate, compresa la data di ricevimento, nel campo Descrizione del record di copia, così che siano visibili anche in opac.

Alcuni esempi di informazioni presenti nel record di copia:

  • sollecitato - il SAM ha sollecitato il fornitore via mail perché i tempi previsti per la fornitura sono stati superati
  • reclamato all’editore - a seguito di un nostro sollecito il nostro fornitore ci informa che ha, a sua volta, sollecitato il suo fornitore)
  • in ristampa. Prenotato - la prenotazione rimane aperta per una durata indefinita, finché non intervengono altre comunicazioni tra SAM e il fornitore
  • non pubblicato. Prenotato - la prenotazione rimane aperta per una durata indefinita, finché il libro non viene pubblicato o finché non intervengono altre comunicazioni tra SAM e il fornitore
  • fuori stock. Prenotato - di solito si tratta di libri per cui l’editore fa delle ristampe su ordinazione e nemmeno l’editore stesso ha idea di quando o se la pubblicazione può tornare disponibile. Dipenderà dal numero delle prenotazioni ricevute entro un certo lasso di tempo
  • non distribuibile per vincoli commerciali imposti dall'editore - l’edizione ordinata non è vendibile sul mercato europeo. In questi casi va cercata, se esiste, un’"International edition" o un’"Edizione per il mercato europeo". 

    Questo messaggio è usato anche per indicare quegli editori che non si avvalgono di intermediari ma vendono solo direttamente (es. UNI da gennaio 2014)

  • uscita prevista per mese/anno - dopo l’ordine di un libro, che già sappiamo non essere ancora stato pubblicato, Licosa ci comunica la data prevista in base alle indicazioni ricevute dall’editore

I tempi di fornitura previsti dall’appalto interateneo sono:

  • monografie italiane: 28 giorni
  • monografie straniere: 35 giorni

Se il materiale non viene fornito nei tempi previsti, dopo un sollecito, si può annullare l’ordine e rivolgersi ad altro fornitore.

Prezzo: lo sconto previsto dall’appalto interateneo sul prezzo di copertina è:

21% per il lotto anglo americano

tra 16 e 20% per il lotto italiano (a seconda del fornitore)

10% per il lotto slavo-tedesco

13% per il lotto franco spagnolo

Cambio: il cambio è quello riportato nel DdT.

All’arrivo del libro, il SAM si occupa della:

  • gestione amministrativa (registrazione fattura/bolla in Aleph e consegna all’amministrativo del Polo)
  • catalogazione
  • classificazione (con CDD ed. 22; con la MSC solo per la biblioteca di Matematica)
  • apposizione di barcode (per le biblioteche che ne abbiano fatto richiesta)
  • inventariazione

La consegna alle biblioteche viene effettuata dal SAM una volta alla settimana, di solito il venerdì.

In base alla Carta dei Servizi il “materiale librario cartaceo viene messo a disposizione sugli scaffali entro 5 giorni lavorativi dalla sua consegna in biblioteca”. Per consentire il rispetto dei tempi indicati nella Carta dei Servizi è possibile che vengano effettuate consegne straordinarie, soprattutto nel periodo di acquisti per la didattica.

A seguito dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica (31/03/15), le fatture non saranno più intestate e inviate alle biblioteche, ma esclusivamente al CAB per i fornitori italiani.

Per essere intestatario di una fattura elettronica bisogna avere:

  • un codice IPA, cioè un codice identificativo dell'ufficio registrato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni
  • accesso a Titulus IV
  • una casella di posta certificata (PEC)

Solo il CAB assolve tutti questi prerequisiti.

I libri saranno quindi consegnati dai fornitori al SAM con bolla di accompagnamento (documento di trasporto - DDT), mentre le fatture saranno intestate e inviate al CAB. L’inventariazione verrà fatta dal SAM e riportata sulla bolla, per non tenere fermi i libri fino all'arrivo della fattura.

Il CAB contatterà il SAM per le opportune verifiche prima di procedere con il pagamento della fattura stessa.

Per gli acquisti su fondi di ricerca, i libri saranno consegnati dai fornitori al SAM con bolla, le fatture saranno intestate e inviate al singolo Dipartimento. L’inventariazione verrà fatta dal SAM e riportata sulla bolla, per non tenere fermi i libri fino all'arrivo della fattura.

Il Dipartimento contatterà il SAM per le opportune verifiche prima di procedere con il pagamento della fattura stessa.

Con la fatturazione elettronica i tempi di pagamento sono fissati obbligatoriamente in 30 giorni (una volta scaduti sono applicati interessi di mora) e il rifiuto della fattura (per errori) deve essere fatto entro 15 giorni dalla data di ricezione.

I fonritori stranieri non hanno l'obbligo di fatturazione eletronica. In ogni caso le fatture arrivano al SAM che si occupa del controllo e poi le fa avere all'amministrativo del Polo per il pagamento oppure le fa avere ai Dipartimenti (se si tratta di ordini su fondi di ricerca) per il pagamento.

Ebook

Una volta ricevuto l’ordine:

  1. il SAM crea la CIP, fa l’ordine in Aleph e conclude l’ordine in ECM
  2. il SAM invia alla biblioteca la conferma d’ordine
  3. di solito l’ebook è disponibile dopo circa 24 ore dalla conferma d’ordine di EBSCO
  4. dopo massimo 48 ore è disponibile anche il record MARC dell’ebook prodotto da OCLC. Il SAM procede con il recupero del record MARC, lo carica in Aleph e lo lavora
  5. il SAM avvisa la biblioteca che l’ebook è in opac ed è disponibile per la consultazione/prestito digitale

Modalità di accesso:

  • one user: un utente alla volta può consultare l’ebook (non è previsto il prestito digitale)
  • three users: 3 utenti possono avere accesso/prestito contemporaneamente
  • unlimited users: illimitati utenti possono avere accesso/prestito contemporaneamente
  • concurrent access: di solito sono 365 le azioni di consultazione/prestito previste per anno, se vengono superate, l’ebook non è più accessibile. Tornerà accessibile l’anno successivo con altre 365 azioni di consultazione/prestito disponibili

Durata del prestito: 15 giorni (le prenotazioni sono gestite in automatico)

Attenzione: alcuni editori non prevedono la possibilità del prestito anche se il titolo ha modalità di accesso three users o unlimited users. Sincerarsi sempre che il titolo scelto sia downlodable.

Ordini ad altri fornitori

Qualora i fornitori preferenziali non siano in grado di fornire i libri/ebook richiesti, è possibile rivolgersi ad altri.

Il SAM dovrà prima contattare l’amministrativo del Polo che deve:

  • assicurarsi che il fornitore individuato sia presente nel MeUnipd - Mercato Elettronico dell’Università di Padova. Qualora non lo sia, richiederà la dichiarazione ai sensi dell’art. 38 e seguenti D.L. 163/06, DURC, la tracciabilità ecc.
  • generare uno smart CIG per l’importo dell’ordine
  • Relativamente agli acquisti su Amazon ci sono alcune precisazioni da fare:

    • gli ordini vengono fatti esclusivamente dal CAB, su comunicazione del SAM/amministrativo di Polo
    • il pagamento avviene con carta di credito, quindi prima di ricevere il bene (che nella Pubblica Amministrazione si verifica solo in casi eccezionali)
    • la tracciabilità dei flussi non è garantita
    • se il venditore del libro (Amazon è solo un intermediario) è un privato, non può emettere fattura

    Questi sono i motivi principali per cui il CAB cerca di ridurre al minimo gli ordini su Amazon.

    Ordini libri usati e libri urgenti

    Tra i servizi previsti dal capitolato dell’appalto c’è anche la possibilità di ordinare:

    • libri usati
    • libri con urgenza

    Nel caso sia necessario ottenere libri usati, perché esauriti, fuori commercio o rari, è possibile chiedere un preventivo ai fornitori vincitori di appalto o di RdO in MePA. Il preventivo, con validità 30 giorni, oltre al prezzo descriverà lo stato del volume.

    Ordini in continuazione

    Il SAM si occupa anche della gestione degli ordini in continuazione.

    Attualmente (dicembre 2016) questa tipologia di ordine si stanno esaurendo presso i fornitori storici per essere portati in seno agli appalti.

    Periodo dicembre-gennaio

    Nel periodo tra dicembre e gennaio è bene ordinare solamente i volumi per i quali c’è una reale necessità e urgenza. In questo periodo infatti, vista la chiusura dell’anno amministrativo, il CAB non è in grado di a pagare le fatture entro i termini stabiliti.

    Viene sempre comunicato via mail alle biblioteche la data di sospensione e di riavvio degli ordini.

    Altre attività del SAM

    • stampa etichette con la stampante Zebra per le biblioteche che lo richiedano
    • si occupa registri d’ingresso trimestrali, a parte la ricapitolazione di fine anno che resta a carico delle biblioteche. Il SAM estrae i registri d’ingresso da Aleph, li controlla e li manda al CAB. Una copia in PDF viene mandata alle biblioteche
    • crea e gestisce i budget in Aleph, rinnova gli impegni per gli ordini in continuazione
    • bonifiche in Aleph, programmate od occasionali, di natura catalografica o amministrativa

    Contatti

    La mail del SAM è sam.scienze @ unipd.it dedicata a qualsiasi richiesta di informazioni su ordini, budget e fornitori. Si prega di non usare la mail del SAM ma quella personale per comunicazioni che non rientrano in queste categorie.
    Telefono: 5081